Nota de venta vs factura: cuál usar en tu tienda

En la caja de Super ERP eliges nota de venta o factura. No son dos nombres para el mismo papel. Uno se queda en tu sistema. El otro se firma y va al SRI, el Servicio de Rentas Internas.

Qué es la nota de venta aquí

La nota de venta es el comprobante interno del cobro. Registras productos, total y forma de pago. Baja el stock, entra en el turno de caja y, si fue a crédito, deja saldo en cuentas por cobrar. Cuentas por cobrar es lo que el cliente todavía te debe. El SRI no autoriza esa nota y no la anulas en el SRI: si te equivocas, la anulas en Super ERP y el stock y la cartera se revierten aquí.

Sirve para el mostrador cuando el cliente no pide factura a su nombre y cuando tu forma de trabajar con el SRI permite no emitir factura en esa venta. Si no sabes si tu régimen te deja usarla, pregúntale a tu contador antes de dejarla como única opción.

Qué es la factura electrónica

La factura se arma en el mismo cobro, se firma con tu certificado y se envía al SRI. Hace falta tener el RUC, el establecimiento, el punto de emisión y el certificado al día. Si el cliente la quiere a su nombre, escribes su identificación. Si no, puede ir como consumidor final.

Cuando el SRI autoriza, esa venta queda con la autorización. Si no hay respuesta, el sistema reintenta. No es un ticket que luego «se vuelve» factura sin otro paso. El paso a paso está en cómo emitir una factura electrónica.

Cómo se elige en el cobro

Abres el punto de venta. El punto de venta (POS) es la pantalla de la caja. Armas los productos y, al cobrar, marcas el tipo. Puedes dejar uno por defecto para no pensarlo en cada cliente, y cambiarlo cuando alguien pide lo otro. La decisión es antes de confirmar. Después, cada documento sigue su camino.

Internet, caja e inventario

Sin internet puedes cobrar en efectivo o tarjeta. La nota de venta de ese cobro queda guardada y sube al sincronizar. La factura no se autoriza hasta que haya conexión, porque el SRI tiene que recibirla. El inventario se descuenta cuando la venta queda registrada. No esperes al fin de semana para «pasar las notas al sistema»: si cobraste en la caja, ya están.

Una forma simple de decidir en el mostrador

Pregunta si necesitan factura a nombre de alguien. Si sí, elige Factura y pide la identificación antes de cobrar, no después. Si no, y tu régimen lo permite, nota de venta. Si estás obligado a facturar siempre, deja Factura como tipo por defecto y no ofrezcas la nota por costumbre.

CRM es el seguimiento de tus clientes. Ayuda cuando la misma persona vuelve y ya sabes si suele pedir factura. No cambia la regla del comprobante: solo te ahorra preguntar desde cero.

Los dos comprobantes están en la prueba de 14 días. Starter incluye el cobro y la factura electrónica. Puedes ver el módulo en facturación electrónica y el encaje en una tienda chica en tiendas de abarrotes.

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