Cómo emitir una factura electrónica en Ecuador paso a paso

Esta es la secuencia dentro de Super ERP para que una venta salga como factura electrónica autorizada por el SRI, el Servicio de Rentas Internas. No hace falta un segundo programa.

1. Revisa los datos del emisor

En la configuración fiscal tienen que estar la razón social, el nombre comercial, la dirección y tu RUC. También el establecimiento y el punto de emisión de esa caja. Esos códigos identifican el local ante el SRI. Si están cambiados, la autorización falla aunque el cobro esté bien.

Sube el certificado de firma electrónica, el archivo .p12, y escribe la clave. Si el certificado está vencido, el SRI no va a autorizar. Renuevalo antes de enterarte en pleno sábado.

2. Elige pruebas o producción

Empieza en ambiente de pruebas. Ahí recorres el cobro y ves que la firma sale, sin contaminar tu secuencia real. Cuando el SRI te habilite, cambias a producción. El cajero no tiene que aprender otro camino: el cobro es el mismo.

3. Abre el turno y arma la venta

Sin turno, la caja no debería cerrar el día con orden. Ábrelo con quien va a cobrar. En el punto de venta (POS), la pantalla de la caja, busca el producto, pon la cantidad y confirma que el total es el que vas a cobrar. Si el precio está mal, corrígelo antes de emitir. Una factura autorizada no se «edita» como una nota: se ajusta con el proceso que corresponda.

4. En el cobro, elige Factura

Ahí se decide el comprobante. Factura es la que se firma y se envía. Nota de venta es la que se queda en el sistema. Si el cliente quiere el documento a su nombre, escribe su cédula o RUC y su nombre. Si no, déjalo como consumidor final.

Elige el pago: efectivo, tarjeta, transferencia o crédito. En efectivo, anota con cuánto paga para que el vuelto quede en el turno. Revisa el total una vez más y confirma.

5. Qué hace el sistema después

Arma el comprobante, lo firma con tu certificado y lo envía al SRI. Si hay autorización, la venta queda con ese resultado. Si el SRI no contesta, el sistema reintenta. No borres la venta para «volver a intentar» a ciegas: puedes dejar el cobro y reenviar.

La venta también descuenta el inventario y, si fue a crédito, abre el saldo en cuentas por cobrar. Cuentas por cobrar es lo que el cliente todavía te debe. Todo sale del mismo documento.

6. Si algo sale mal

Lee el motivo del rechazo. Los habituales son secuencial, certificado o un dato del comprador. Corriges ese dato y reenvías. Si el mensaje no se entiende, anota la hora y escríbenos por WhatsApp al 096 983 7150. No cambies el RUC del emisor a mitad de la cola de envíos sin mirar qué más está pendiente.

7. Sin internet

Puedes cobrar en efectivo o tarjeta y dejar la venta guardada. La factura no se autoriza hasta que haya conexión, porque el SRI tiene que recibirla. Al volver la red, sincroniza y revisa que esa venta haya quedado autorizada. Si solo necesitabas constancia interna, la nota de venta no espera al SRI. La comparación está en nota de venta o factura.

Al cierre del turno, filtra lo que sigue sin autorización. Ese es el pendiente real, no el total vendido. Puedes probar estos pasos 14 días sin tarjeta. El recorrido completo del módulo está en facturación electrónica.

Preguntas frecuentes