Cómo controlar el inventario de una tienda pequeña

En una tienda pequeña el inventario se pierde cuando la venta se anota en un lado y la percha se cuenta en otro. Aquí la venta, la compra y el ajuste escriben el mismo kardex.

Empieza con lo que realmente tienes

Carga los productos que vendes: nombre, precio y, si tienes, código. Luego deja la cantidad inicial con un ajuste de entrada, bodega por bodega. El kardex es la lista de entradas y salidas de cada producto. Ese primer ajuste es la línea cero: «así empezamos». Si omites la cantidad, la primera venta va a restar de un número que no es el de la percha.

Si el mismo producto se vende suelto y en funda, son presentaciones distintas. No las sumes en un solo nombre si el precio y la unidad no coinciden. El stock vive por presentación y por bodega.

Cada venta es una salida

En el punto de venta (POS), la pantalla de la caja, cobras y el stock baja solo. No lleves una libreta de «lo que salió hoy» para restarlo en la noche: ya está restado. Si anulas la venta porque el cliente se arrepintió, el stock vuelve por ese camino. No hagas un ajuste encima de una venta viva.

Da igual si el comprobante fue nota de venta o factura. Las dos descuentan. La diferencia entre ellas es el SRI, no la percha. Puedes leer nota de venta o factura si esa duda está abierta.

Cada compra aprobada es una entrada

Cuando el proveedor deja la mercadería, registra la compra con cantidades y costo. El stock sube al aprobarla, no al empezar a escribirla. Si la dejas sin aprobar, la percha ya tiene el producto y el sistema no. Aprueba el mismo día. El costo queda en el producto, así no vendes «a ojo» respecto de lo que te acaba de costar.

El conteo de la semana

No hace falta cerrar la tienda para contar todo. Elige un grupo: lácteos un día, abarrotes secos otro. Compara la percha con el sistema. Si no cuadra, ajusta la diferencia y escribe el motivo: merma, vencido, conteo, se rompió. Dentro de un mes esa línea explica el hueco. Un número cambiado sin motivo no explica nada.

Si mueves cajas a una bodega de atrás, usa el traslado. Sale de una bodega y entra en la otra. No hagas un ajuste de salida en la tienda y una compra falsa en la bodega: el costo y el historial quedan torcidos.

Qué mirar al cerrar

Productos en cero que sí están en percha: suele ser una compra sin aprobar o una venta de más. Productos con mucho stock que no se venden: no los reordenes por costumbre. Ventas del día que siguen sin sincronizar porque se fue el internet: cuando vuelva la red, el stock termina de cuadrar. Hasta ese momento la percha física ya cambió y el número en pantalla puede ir un paso atrás.

El punto de venta sigue cobrando en efectivo o tarjeta sin internet. Esas ventas descontarán al subir. No hagas un ajuste «mientras tanto» por la misma mercancía, o la restarás dos veces.

Esta rutina cabe en Starter si solo necesitas el inventario básico ligado a la venta, y en Pro si además quieres la compra y el reporte en el mismo lugar. Hay 14 días de prueba. El detalle de pantallas está en inventario y kardex.

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